IMCruz y las auditorías a nivel país: De una semana a cuatro horas.

IMCruz y las auditorías a nivel país: De una semana a cuatro horas.

Caso Éxito  ·  febrero 2023 Por Diana Morales, Leader UX en OSA.

La llegada de Inchcape a Latinoamérica de la mano de Derco ha aumentado la necesidad de mejorar los estándares de los procesos incluyendo la Auditoría de Inventario. El desafío era coordinar a todo el país y en tiempo récord.

Cuando una empresa del calibre de Inchcape entra a Latinoamérica, además de hacer noticia, es un remezón a los procedimientos internos.

IMCruz, el representante de Derco en Bolivia, y ahora por lo tanto, de Inchcape, debía presentar el estado de su inventario de manera transversal como parte del estado actual de la operación.

Ya contaban con Dipcones, una empresa especializada en realizar este tipo de auditorías. Conocían bien la operación y sabían cómo ayudar a IMCruz, pero estaban acostumbrados a recorrer las sucursales o ‘salones’ con planillas de papel, buscando coincidir lo encontrado con lo listado. Luego todas esas planillas tenían que ser transcritas manualmente.

Pero en esta oportunidad se pedía cobertura nacional y había que hacerlo rápido. El salto a lo digital era inminente. Era hora de OSA Andes.

En un despliegue operacional expertamente coordinado, IMCruz reunió una Mesa de Control liderada por Contraloría, apoyada por Dipcones, con representantes del área de Retail, Gerencias de Importación y otros auditores externos desde Deloitte y KPMG, todos convocados en torno al primer ejercicio nacional de Auditoría de Inventario en OSA Andes.

“Si queríamos lograr el 100% de las existencias de retail, importador y maquinaria, reportadas y auditadas, en 8 de los 9 Departamentos de Bolivia, en un solo día; tenía que ser digital.” cuenta Ángela Saavedra, Gerente Contralor de IMCruz.

La planeación fue clave. Tuvieron que movilizar a cerca de 150 personas, entre los 49 auditores de Dipcones, más gerentes de importación, de retail, jefes de todas las tiendas y talleres, para un total de 43 emplazamientos distintos, dentro de los que figuran 36 salones.

“Este día todos teníamos los ojos encima. Teníamos incluso una pantalla grande con la plataforma de OSA Andes para monitorear el avance.”, rescata Ángela. “Claro que fue estresante, porque es algo nuevo. Pero todo fluyó.” añade Anagely, una de sus Auditoras Internas.

De toda la operación auditada sólo hubo 10 errores puntuales, por errores de hardware, por vehículos ya vendidos, o por un par de camiones que quedaron bloqueados por el acontecer político del país. La mesa de control tenía a sus ‘Consolidadores’ listos para resolver estos problemas así que pudieron ser gestionados a tiempo.

El resultado: Bolivia con un despliegue con el 100% de las existencias auditadas a nivel nacional en sólo 4 horas y 13 minutos.
Luego demoraron 1 día más en consolidar, generar el informe y enviarlo.

Los resultados de este proceso se vuelven más impresionantes si se compara con otros países de la compañía donde recientemente se realizó el mismo inventario y tardaron entre 1 semana y 3 semanas al ser un proceso manual.

Inchcape quedó completamente sorprendido con el despliegue, la calidad de la planificación, la claridad de las capacitaciones y preparaciones, y con la sinergia del equipo importador y de retail.

Asimismo muchos de los testigos de este proceso se dieron cuenta del poder de la herramienta de OSA Andes. “¡Yo necesito implementar esto!” exclamó María Inés Carrasco, Gerente Nacional de Retail de IMCruz. (¡Que a esta fecha ya lo hicimos!)

“Gracias a OSA Andes hicimos todo muy rápido, ¡en tiempo récord! Es muy sencilla, muy fácil de ocupar tanto para operadores como para administrativos.” agrega Cinthia Carrasco, Auditora Interna.

En OSA estamos tremendamente agradecidos del profesionalismo con el que se abordó este exitoso ejercicio. ¡Ahora seguimos creciendo por IMCruz con nuevas Auditorías de Inventario!

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